第一個部分是「這件事情要怎麼做」。
第二個部分是「做完之後，要檢查哪些地方」。
前者負責整理流程。
後者負責確保品質。
我實際使用的方法，可以分成兩個階段：
1. 萃取 SOP
2. 執行 Checklist
▋第一部分：萃取 SOP
萃取 SOP 的意思，是替一件工作留下執行步驟與基礎架構。
我的做法通常分成三次。
第一次做｜留下初版 SOP第一次執行一項工作時，我會先記下大致的工作流程。
我常用的方法叫做「間歇式日記」。
格式很簡單：
・開始時間
・結束時間
・執行的工作
・大致的執行步驟
・工作過程中出現的想法
舉例來說，我在使用 AI 製作課程簡報時，留下了四個步驟：
1. 在 Notion 列出課程大綱
2. 把大綱放進 ChatGPT Codex，生成約一萬字的逐字稿
3. 把逐字稿放進 Gamma，生成課程投影片
4. 精修每一張投影片，調整成自己實際授課的內容
第一次留下 SOP 時，不需要寫得非常完整。
只要未來的自己看得懂，就已經足夠。
記錄時，我會使用一個簡單格式：
「動詞＋名詞」
例如：
・撰寫課程大綱
・生成課程逐字稿
・匯入 Gamma
・精修投影片內容
這個格式可以幫助我留下清楚的執行動作。
第二次做｜把容易出錯的地方寫成 Checklist第二次再做同一件工作時，我會特別觀察：
・哪些地方最容易出錯
・哪些步驟絕對不能漏掉
接著，我會把這些內容整理成 Checklist，也就是檢查清單。
我們很難在每次工作之前，都重新閱讀一次完整 SOP。
Checklist 留下的內容比較少，只保留真正影響成果品質的重要項目。
例如，我在製作 AI 課程簡報時，留下的 Checklist 可能只有：
・課綱必須包含步驟型的教學內容
・逐字稿必須使用 Module 區分課程內容
・Gamma 的文字產出設定選擇 Extensive
・圖片設定使用 Image Placeholder
一個項目要不要放進 Checklist，可以問自己：
「漏掉這個項目，會不會讓成果需要大幅修改？」
答案是會的話，就值得留下來。
第三次做｜實際使用，有 Bug 就修正寫出 Checklist 之後，我會在第三次執行這項工作時，實際使用一次。
工作完成後，再花三到五分鐘回顧：
・有沒有漏掉重要項目？
・有沒有不需要確認的項目？
・實際流程和 Checklist 有沒有落差？
・哪些文字不夠清楚？
只要發現問題，我就會立即修改。
Checklist 需要持續調整。
工作流程、使用工具和交付標準會慢慢改變，Checklist 也要跟著更新。
如果沒有修正，它很快就會變成一份和實際工作不符合的舊文件。
Checklist 要存在哪裡？我的建議是，存在自己最常打開的筆記軟體裡。
我自己會放在 Obsidian，並且使用固定格式命名：
Checklist-{動作}+{任務}
例如：
Checklist-製作 Gamma 課程投影片
標題裡包含動作和任務，未來搜尋時會更容易找到。
▋第二部分：執行 Checklist
當一份 Checklist 經過幾次測試，內容逐漸穩定之後，我就會把它正式放進工作流程裡。
開始執行較大型的工作之前，我通常會依照以下順序：
1. 花五分鐘確認 Checklist
2. 打開需要使用的工作材料
3. 進入實際執行
工作材料可能包含：
・簡報檔案
・課程大綱
・參考資料
・網頁
・ChatGPT Codex 對話
・使用中的筆記文件
先把材料和 Checklist 準備好，可以讓我更快進入工作狀態。
兩個讓 Checklist 更容易使用的技巧第一個技巧，是統一使用「Checklist」作為檔名開頭。
只要在筆記軟體裡輸入 Checklist，就可以快速看到過去累積的檢查清單。
第二個技巧，是把 Checklist 貼進當天的間歇式日記。
例如：
・09:00－11:30 製作課程投影片
・確認課綱包含步驟型內容
・確認逐字稿使用 Module 區分
・Gamma 文字設定選擇 Extensive
・圖片使用 Image Placeholder
這樣打開工作日誌時，我可以同時看到：
・現在要做的工作
・需要確認的重點
・工作過程中的想法
・實際執行進度
每一次工作都要查看 Checklist 嗎？不需要。
一項工作執行五次左右之後，通常就會逐漸記住重要檢查點，也會形成比較清楚的驗收標準。
我通常會用「25 分鐘」作為判斷標準。
如果一項工作可以在 25 分鐘內完成，通常不太需要特別參考 Checklist。
這類任務步驟比較少，執行幾次後，大多可以靠熟悉度完成。
如果一項工作需要超過 25 分鐘，甚至需要一個早上或一個下午，我就會把 Checklist 找出來看一遍。
工作時間越長，包含的步驟越多，也越容易漏掉重要事項。
把 Checklist 放在眼前，可以幫助我維持穩定的成果品質。
▋一個人，也能在同一份工作裡分飾兩個角色
把工作寫成 SOP，帶給我最大的幫助，是讓我可以在同一份工作裡分飾兩個角色。
開始工作前，我先扮演檢查者。
確認工作目標、重要步驟、驗收標準，以及不能漏掉的項目。
進入工作之後，我就專心扮演執行者。
照著已經整理好的流程，把事情做完。
當 SOP 和 Checklist 持續累積之後，我不需要每次都重新思考整套做法。
我只要根據實際工作持續修正，就能慢慢建立一套真正屬於自己的工作系統。
下一次交付，也會比上一次更穩定。
